Praktische Informationen zum Thema Waagen und Inventur

Warum wir auch weiterhin ausschließlich Waagen von KERN & SOHN vermieten.

Kürzlich fragte mich ein Kunde – ein renommiertes Industrieunternehmen aus der Region – ob wir nicht alternativ auch einen anderen Hersteller für die Mietwaagen anbieten könnten. Der vom Kunde gewünschte Waagenhersteller war ein multinationaler Konzern mit einem sehr guten Namen und nach eigenen Angaben weltweiter Marktführer für Waagen. Der Verkäufer des Herstellers warnte mich am Telefon schon vorab vor den hohen Preisen. Als ich mir das zugesendete Angebot angesehen hatte, viel mir spontan das Wort “Apothekenpreise” ein. Nun dachte ich, vielleicht wäre der deutlich höhere Preis durch eine bessere Qualität bzw. Messgenauigkeit zu rechtfertigen, also verglich ich die Datenblätter für ähnliche Zählwaagen der beiden Hersteller. Tatsächlich war aber die Waage von KERN & SOHN, die wir als Standardzählwaage vermieten, im Vergleich der wesentlichen Parameter, wie Auflösung, Linearität und Reproduzierbarkeit, um den Faktor 10 besser.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI)

  • die Vollständigkeit der Inventur,
  • die Richtigkeit der Inventur,
  • die Einzelerfassung der Bestände,
  • die Nachprüfbarkeit der Inventur.
  • Erleichternd gilt auch für Inventur und Inventar der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz.
    (Quelle: Haufe)

Inventurrichtlinie / Inventuranweisung

“Gem. § 241 HGB besteht die Verpflichtung, jährlich eine Inventur der Vorratsbestände
durchzuführen. Die sich daraus ergebende Bestandsliste ist eine wesentliche Grundlage für
die Erstellung des Jahresabschlusses. Soweit die Inventur nicht zu zuverlässigen Ergebnissen
führt, kann eine Zweitaufnahme notwendig werden. Die Inventuranweisungen dienen
dazu, die Einhaltung der folgenden Grundsätze der Inventuraufnahme sicherzustellen.”
(Quelle: NWB)

Finden Sie hier ein kostenloses Muster für eine interne Inventuranweisung / Inventurrichtlinie. Die Inventuranweisung sollte auf die individuellen Anforderungen im Unternehmen angepaßt werden und jährlich aktualisiert werden (z. B. um eine Wiederholung von Inventurfehlern zu vermeiden).

Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?

Soweit ein Unternehmen nicht ausnahmsweise eine permanente Inventur durchführt, ist eine Stichtagsinventur vorgeschrieben. Diese wird normalerweise zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird. Diese Inventurmethode gilt zwingend für Gegenstände des Vorratsvermögens bei denen z. B. unvorhersehbarer Schwund, Verdunsten oder Verderb auftreten können oder die besonders wertvoll sind. Darüber hinaus kann nach § 241 Abs. 3 HGB eine zeitverschobene Inventur, d. h. drei Monate vor oder zwei Monate nach dem jeweiligen Bilanzstichtag stattfinden. (Vgl. Haufe)

Da Zählwaagen und Zählsysteme insbesondere bei Inventuren zum Einsatz kommen, heißen diese auch Inventurwaagen. Da diese meist in den Wochen vor dem Geschäftsjahresende durchgeführt werden, steigt die Nachfrage nach Mietwaagen in den Monaten November / Dezember sehr stark an.  Einige Unternehmen haben aber auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr (endet z. B. im April, Juni oder September), so dass Leihwaagen für Inventuren das ganze Jahr benötigt werden. Dies kann u. a. saisonal bedingt sein (wenn beispielsweise die Lagerbestände besonders niedrig sind oder wenn die Produktion zum gewählten Inventurstichtag sowieso ruht) oder wenn eine Konzernmutter im Ausland der deutschen Tochtergesellschaft ein abweichendes Geschäftsjahr vorgibt.

Sonstige Punkte, die bei einer Inventur zu berücksichtigen sind

Darüber hinaus sollte es einen Maßnahmen-/Zeitplan mit definierten Verantwortlichkeiten für die Inventur geben, eine Liste der notwendigen Inventurhilfsmittel (wie z. B. Scanner, Waagen, Tischrechner mit Druckfunktion, Verlängerungskabel, Inventurzählzettel und Zählmarkierungen), einen Personalplanung für die Inventur (ggf. mit Urlaubssperre), Training z. B. für den Umgang mit den Inventurhilfsmitteln, Verpflegung für das Inventurteam ist zu bestellen, eine Übersicht der internen sowie externen Lager und einen Lagerplan (u.a. mit den Standorten für die Waagen) geben. Sollten die Bestände bei externen Lagern einen höheren Wert ausmachen, empfiehlt es sich diese persönlich zu inspizieren, ansonsten können auch ersatzweise Bestätigungen von Ditten (z. B. Lieferanten bei Beistellungen) über den Lagerbestand zum Stichtag herangezogen werden. Kunden und Lieferanten sind ggf. über Werksschliessung wegen der Inventur vorab zu informieren. Nach der Inventur sollte es eine Nachbesprechung mit den Verantwortlichen geben, um den Inventurprozess kontinuierlich zu verbessern.

Die richtigen Waagen für Ihre Inventur auswählen

Erforderliche Auflösung / Genauigkeit einer Waage

Als Faustregel für die Ablesbarkeit / Genauigkeit (d. h. Auflösung) der Waage gilt, dass diese mindestens 10x genauer sein sollte als das kleinste zu zählende Teil. Beispiel: Kleinstes zu zählendes Teil wiegt 1 g > Die Teilung / Auflösung der Waage sollte 0,1 g oder besser sein.

Häufiges Thema: Eichung von Waagen

Oft fragen uns Kunden nach geeichten Waagen für die Inventur, teilweise auch weil ihr Wirtschaftsprüfer dies verlangt. In der Regel ist dies für Inventurwaagen aber nicht erforderlich, sondern es reicht alternativ eine gültige Zertifizierung der Waage (nach DAkkS), um die Genauigkeit der Waagen nachweisen zu können.

Die Eichung einer Waage schreibt der Staat unter anderem im geschäftlichen Verkehr vor. Sie dient insbesondere dem Verbraucherschutz.

Nach der EU-Richtlinie 2009/23/EG müssen Waagen amtlich geeicht sein, wenn sie wie folgt verwendet werden:

  1. Im geschäftlichen Verkehr, wenn der Preis einer Ware durch Wägung bestimmt wird.
  2. Bei der Herstellung von Arzneimitteln in Apotheken sowie bei Analysen im medizinischen und pharmazeutischen Labor
  3. Zu amtlichen Zwecken
  4. Bei der Herstellung von Fertigpackungen
  5. In der Heilkunde

Jede Waage wird vom Eichamt geprüft und mit einer Eichmarke versehen. Damit ist ihre Genauigkeit im Rahmen der zulässigen Eichtoleranz bestätigt. Der Geltungsbereich der EU-Eichung umfasst alle Mitgliedsstaaten der EU (Europäische Union).

Eichgültigkeitsdauer von Waagen

Die Eichfrist für Waagen ist laut Mess- und Eichverordnung (MessEV), Anlage 7 (zu § 34 Absatz 1 Nummer 1) bis auf dort spezifizierte Ausnahmen auf generell zwei Jahre befristet. Die Eichgültigkeit wird in Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres bemessen, in dem die Waage zuletzt geeicht wurde. Sie gilt bis zum 31.12. des Ablaufjahres. Beispiel: Eine im Januar 2020 neu gekaufte und geeichte Waage muss spätestens im Dezember 2022 nachgeeicht werden.

Eichung ist nur standortbezogen gültig

Die Eichung gilt aufgrund der unterschiedlichen Wirkung der Erdanziehung nur für den angegebenen Aufstellungsort. Zur Eichvorbereitung ist deshalb die Angabe des Aufstellungsortes mit Postleitzahl nötig.

Der Verwender der Waage ist gesetzlich verpflichtet, für die regelmäßige Nacheichung seiner Messgeräte zu sorgen.